ŘEŠENÍ
Následující čtyři oblasti tvoří jádro workshopu. Neřešíme je odděleně, protože v praxi se prolínají: nejasné vlastnictví úkolu vede k nekvalitním zprávám, ty vedou ke ztraceným rozhodnutím a to celé nakonec vyústí v pocit, že tým musí být dostupný pořád.
kontext, rozhodnutí, žádost
Zavádíme jednoduchý formát, který u každé delší zprávy odděluje kontext (co se stalo), rozhodnutí nebo doporučení (co si autor myslí) a žádost o akci (co má příjemce udělat a do kdy). Tým si formát vyzkouší přímo na workshopu na reálném příkladu ze své práce, aby ho hned viděl v kontextu, ne jen jako teorii na slidu.
RACI upravené pro malé týmy
Klasická matice RACI bývá pro menší týmy zbytečně těžkopádná, proto pracujeme s jednodušší verzí, která rozlišuje jen vlastníka úkolu a osoby, které je potřeba informovat. Cílem je, aby u každého běžícího úkolu bylo jasné jedno jméno, na které se lze obrátit, i když se zbytek týmu zrovna neozývá.
krátký, veřejný, dohledatelný
Sdílený dokument nebo kanál, kam se zapisuje datum, obsah rozhodnutí, kdo ho udělal a proč. Nejde o dlouhé zápisy z porad, ale o pár vět, které příště ušetří desetiminutovou diskuzi o tom, co už jednou bylo vyřešeno.
menší okno, jasnější pravidla
Tým si definuje krátké denní okno, kdy je většina lidí online zároveň, a mimo něj se komunikace řídí dohodnutou reakční dobou, obvykle jeden pracovní den. Doplňuje to pravidelný, ale stručný psaný status, který nahrazuje část synchronních schůzek.
méně callů, více rozhodnutí
Někdy zavádíme experiment s omezeným počtem synchronních schůzek za týden, aby tým sám otestoval, které call ve skutečnosti potřeboval a které se dal nahradit krátkým psaným shrnutím. Zkušenost z tohoto experimentu bývá pro tým přesvědčivější než jakékoliv doporučení zvenčí.
Žádná z těchto metod se nezavádí shora jako nařízení. Na workshopu je tým sám navrhuje, upravuje a testuje na reálném příkladu ze své práce, protože pravidlo, které si tým nevytvořil sám, obvykle po pár týdnech přestane používat.
Výstupem workshopu jsou proto konkrétní, napsané dokumenty: šablona zprávy, matice vlastnictví, formát rozhodovacího logu a dohodnutá pravidla core hours, se kterými tým hned další den pracuje.
